Challenge New Work:
Unsere wichtigsten Learnings
Newsletter 29.11.2022 – Lesedauer: ca. 6 Minuten
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In unserer Agentur haefelinger design ist New Work in der DNA verankert. Seit der Gründung wird mit flexiblen Formen der Arbeit und Zusammenarbeit experimentiert. Ganz im Sinne der ursprünglichen Konzeption von New Work, deren Grundgedanken übrigens schon in den 80er Jahren von Frithjof Bergmann entwickelt wurden.
Das hängt sicher mit der Art und dem Inhalt unserer Arbeit zusammen. Ideen, Konzepte und Designs lassen sich einfacher digital erstellen und transportieren als Maschinenteile oder Wurstbrötchen. Zudem sind für kreative Menschen Ortswechsel und wechselnde Kontakte mit inspirierenden Personen schon immer kreativitätsfördernd.
Der Kreativitätsprozess lebt vom Austausch, von Reibung, von Diversität und Perspektivenwechsel. Deshalb kommen gemischte, interdisziplinäre Teams mit unterschiedlichen Erfahrungshorizonten aus anderen Fachbereichen und Kulturen zu überraschenderen Ergebnissen als homogene Teams. Hier findet sich ein echter Innovationstreiber. Routine lähmt Kreativität, sich in wechselnden Konstellationen an immer wieder anderen Orten zu treffen, fördert sie.
Bei so vielen Vorteilen gemeinschaftlichen Arbeitens war es nicht überraschend, dass auch New Work Wege fand, Menschen im Home Office zu vernetzen und in den Dialog zu bringen. Mittlerweile können sogar Großeltern mit ihren Enkeln videotelefonieren.
Videokonferenzsoftware, Instant-Messenger-Dienste wie Slack, gemeinsame Arbeitsplattformen wie Google Docs oder Microsoft 365 – die Menge an Software, die wir im Arbeitsalltag einsetzen, hat sich wohl noch nie in so kurzer Zeit so drastisch entwickelt. Bessere Kommunikation und effizientere Prozesse durch die Abbildung in der IT haben völlig neue Möglichkeiten eröffnet. Die Digitalisierung erspart uns wiederholende, gleichförmige Tätigkeiten. Es bleibt mehr Zeit und Energie für konzeptionelles und fokussiertes Arbeiten.
Arbeiten von zu Hause oder auch von jedem anderen Ort – das war vor noch wenigen Jahren für die meisten unvorstellbar. Inzwischen ist Remote Work mitten in der Gesellschaft angekommen. Nicht nur Verkäufer von Anzügen, Krawatten und Businesskostümen merken es. Menschen verbringen mehr Zeit mit Familie und Freunden statt täglich lange zum Arbeitsplatz und zurück zu pendeln oder durch die Welt zu Geschäftstreffen zu reisen. Kleine Kinder freuen sich, dass sie ihre Eltern nicht nur am Wochenende sehen. Doch ist der Traum tatsächlich für jeden ein Traum?
Die erste Euphorie ist vorbei. Alle haben ihre Erfahrungen gemacht und das Bild beginnt, sich zu differenzieren. Bleiben wir doch direkt beim Thema Home Office. Während für die einen diese Form der Arbeit nahezu perfekt ist, leiden andere unter Vereinsamung. Manche merken, dass es schwer ist, den Fokus zu finden, wenn sie von zahlreichen verführerischen Ablenkungen umgeben sind. Auch der Druck, sich selbst organisieren zu müssen, liegt nicht jedem. Es gibt eben auch Menschen, die es genießen, Struktur im Arbeitsalltag vorgegeben zu bekommen.
Wir denken, dass es Zeit ist, das Thema Home Office grundsätzlich stärker vom Menschen her zu denken. Jeder hat andere Bedürfnisse nach Rückzug oder auch Begegnung, die im Home Office nicht alle abgebildet werden können. Videokonferenzen sind kein Ersatz für die zufälligen Gespräche in der Kaffeeküche oder auf dem Flur. Und auch für Arbeitsmeetings sind die virtuellen Zusammenkünfte nicht immer ideal. Die Techniken für Videokonferenzen haben sich zwar weiterentwickelt, aber der Mensch kann nicht folgen. Uns sind elementare Sinne abgeschnitten, wenn wir über Bildschirme mit anderen Personen kommunizieren. Die entscheidenden Zwischentöne gehen verloren. Für kreative Prozesse und das Entwickeln von Innovationen ist das nicht immer förderlich.
Das lässt sich wissenschaftlich belegen. Forschende fanden heraus: Paare, die analog kooperierten, entwickelten deutlich mehr kreative Ideen als nur virtuell kommunizierenden Teams. Das digitale Teamwork konnte demnach nicht mit dem persönlichen Austausch vor Ort mithalten. »Unsere Resultate liefern Belege dafür, dass die virtuelle Interaktion die Ideenfindung eher hemmt«, berichten Melanie S. Brucks von der Columbia University in New York und Jonathan Levav von der Stanford University in Kalifornien.
Ein Aspekt wird heute immer stärker gesehen: Physische Orte in Unternehmen sind auch Orte der Identitätsstiftung. Sie können als sozialer Raum der Begegnung Unternehmenskultur erlebbar machen und verankern. Entscheidend ist dies vor allem für Neulinge im Unternehmen, denen es im Home Office kaum gelingen wird, anzukommen. Doch auch langjährige Mitarbeitende tendieren dazu, mit der Zeit an Bindung zu verlieren, wenn das eigene Unternehmen nicht regelmäßig unmittelbar erlebt werden kann.
Wenn es darum geht, wegweisende Ideen und Konzepte zu entwickeln, müssen Teams mindestens von Zeit zu Zeit physisch zusammenkommen. Sie müssen die Chance haben, von Angesicht zu Angesicht über Ideen zu diskutieren, Flipcharts vollzukritzeln und Ideen, Konzepte und Gedanken auf Tischen auszubreiten. In diesen Meetings entsteht ein besonderes Momentum, entwickelt sich der kreative Impuls, der Inspiration und innovative Konzepte erst möglich macht.
Für den Teamspirit kann schlecht umgesetztes New Work gefährlich sein. In jedem Projekt gibt es zahlreiche Beteiligte, die zu einem Team zusammenwachsen müssen, wenn das Ergebnis herausragend sein soll. Teams entstehen im direkten Kontakt und nicht in zu vielen Videokonferenzen. Schon Basketballlegende Michael Jordan wusste: »Talent gewinnt Spiele, aber Teamwork und Intelligenz gewinnen Meisterschaften«
Bessere Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf auf der einen Seite. Verschwimmende Grenzen auf der anderen Seite. Wenn nicht alle zur gleichen Zeit arbeiten, ist nicht mehr klar, wann genau der einzelne arbeitet. Kommen E-Mails am Wochenende dann in der selbst gewählten Arbeitszeit an oder stören sie in der Freizeit? Werden hier nicht klare Vorgaben gemacht, kann es für Vorgesetzte und Mitarbeitende zu Missverständnissen führen. Keiner sollte das Gefühl haben, ständig arbeiten zu müssen und erreichbar zu sein.
Führung in Zeiten von Home Office steht vor Herausforderungen. Viele Angestellte berichten, dass sie einen großen Teil des Tages in Videokonferenzen verbringen und kaum zum Arbeiten kommen. Ein Teil davon ist darauf zurückzuführen, dass Führungskräfte ihre neue Rolle noch nicht gefunden haben und Möglichkeiten suchen, Vorgänge im Blick zu behalten. Hier ist viel Umdenken nötig. Leistung bemisst sich in der neuen Arbeitswelt nicht nur nach Anwesenheit, sondern auch nach Performance. Die Vorgesetzten müssen ins Vertrauen gehen und den Mitarbeitenden die Freiräume lassen, die sie wünschen. Gleichzeitig müssen sie die Führung und Struktur liefern, die gefragt wird.
Auf der einen Seite sind die eindeutigen Effizienzgewinne, die uns viele neue Tools bieten. Recherche, Kollaboration, Austausch – nie waren die Abläufe so komfortabel und zielführend wie heute. Doch es fällt auch auf, dass jedes neue Tool nicht nur entlastet, sondern auch neue Arbeit mit sich bringt. So war die ursprüngliche Idee hinter Slack, die klassische E-Mail durch ein für flexible, nachvollziehbare Zusammenarbeit geeigneteres System zu ersetzen. In der Praxis hat das allerdings dazu geführt, dass die meisten sich jetzt nicht nur um ein E-Mail-Konto, sondern auch um einen Slack-Account kümmern müssen.
Viele Tools bieten auch viele Möglichkeiten, den Fokus zu verlieren. In einer Studie ermittelte die Wirtschaftspsychologin Vera Starker, dass Beschäftigte bei ihrer Tätigkeit im Schnitt alle 4 Minuten unterbrochen werden. Dadurch ergeben sich aufs Jahr hochgerechnet allein für Deutschland rund 58 Milliarden Euro Wert an verlorener Arbeitszeit.
Führungskräfte, denen versprochen wurde, das Unternehmen über IT transparent führen zu können, merken, dass sie teilweise einer Täuschung unterliegen. Zwar bildet die IT Abläufe ab und liefert Kennzahlen. Aber wird damit wirklich ein umfassender Einblick in die Realität gewonnen? Denn parallel gibt es im Unternehmen immer noch Strukturen, die digital nicht erfasst werden. Ein Grund für diese Diskrepanzen ist, dass Digitalisierung zu häufig von den Möglichkeiten der Software gedacht wird und nicht die Bedürfnisse der Organisation als Grundlage nimmt. Hier muss ein Umdenken einsetzen.
Gleichzeitig darf Digitalisierung bei den Mitarbeitenden nicht zu einem Gefühl der permanenten Kontrolle führen. Lebendige Organisationskultur braucht Freiräume, um die Kreativität der Teams entwickeln zu können. Wo dies nicht berücksichtigt wird, hat Digitalisierung es schwer, von den Mitarbeitenden angenommen zu werden. Dagegen hilft Einbindung aller Betroffenen von Anfang an und offene Kommunikation über die Ziele.
Die Vermeidung von Ablenkung hilft uns, effizienter zu werden und uns richtig zu konzentrieren. Die neuen digitalen Tools sind zwar praktisch, tendieren aber durch ihr Unterbrechungspotenzial dazu, uns den Fokus zu nehmen. Sinnvoll ist aus unserer Sicht ein hoher Anteil an asynchroner Kommunikation. Das heißt, Verzicht auf ständige Erreichbarkeit und sofortiges Antworten. Beispielsweise, indem die Benachrichtigungsfunktionen der Apps abgestellt werden. Schon lässt es sich konzentrierter, effektiver und befriedigender arbeiten. Da hierdurch die Erreichbarkeit leidet und schnelles Arbeiten auf Zuruf erschwert wird, ist es sinnvoll, solche Zeiten der Nicht-Erreichbarkeit als Fokus-Zeiten festzulegen und zu kommunizieren.
Über Fokus-Zeiten bestimmte Zeiträume von jeglicher Ablenkung freihalten, ist extrem fördernd und inspirierend. Idealerweise sollten diese Zeiten in der persönlich produktivsten Tageszeit liegen. Auch für Meetings sollten Fokus-Zeiten gelten. Untersuchungen haben gezeigt, dass Besprechungen am Vormittag weniger produktiv sind. Der Grund: Viele Teilnehmende befassen sich dann gedanklich mit Aufgaben, die gerade dringend erledigt werden müssten.
New Work, Old Work – es zeichnet sich längst ab, dass es keinen eindeutigen Sieger geben wird. Den größten Nutzen ziehen Unternehmen, wenn sie die verschiedenen Optionen der Arbeit und Zusammenarbeit kreativ mixen. Richtig verstandenes, ideal genutztes New Work kombiniert alles: Home Office, klassisches Arbeiten und Arbeiten an wechselnden, inspirierenden Orten. Für integrierenden Teamspirit, für Wertschätzung der Mitarbeitenden, für mehr Inspiration und Markterfolg.
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